Plötzlich beschweren sich Kunden, dass im Online-Shop bestellte Produkte doch nicht lieferbar seien. Ihr Team stellt fest, dass einige Artikel als „verfügbar“ angezeigt wurden, obwohl sie beim Lieferanten längst ausverkauft sind. Gleichzeitig verbringen Ihre Mitarbeiter Stunden damit, Preise und Lagerbestände in verschiedenen Systemen manuell abzugleichen. Kommt Ihnen das bekannt vor?
„Unser Shop zeigt falsche Lagerbestände an, weil wir die Lieferantenbestände nicht nachhalten können.“
„Neue Produkte einzupflegen ist mühsam, weil wir alle Daten und Bilder per Hand zusammensuchen müssen.“
Wenn Ihnen solche Probleme bekannt vorkommen, sind Sie nicht allein. Laut einer Studie aus dem Jahr 2024 arbeiten 37 % der Unternehmen noch immer mit manueller Produktdatenpflege. Es gibt mehrere Trendberichte für 2025, die wiederum zeigen, dass Produktdatenqualität, PIM-Systeme und Automatisierung zentrale Themen sind und immer mehr Unternehmen verstärkt auf Tools statt manuelle Verwaltung setzen. Das liegt vermutlich an der hohen Zahl an Kaufabbrüchen, wenn Produktinformationen unvollständig oder fehlerhaft sind. Durch clevere Schnittstellen und Automatisierung lassen sich Produktdaten, Preise und Bestellungen in Ihrem Shop vollautomatisch aktuell halten.
In dieser Fallstudie zeigen wir, wie die Integration eines Lieferantensystems (TVH) und ein intelligentes Import/Export-Modul die Produkt- und Bestellverwaltung eines Online-Shops transformiert. So sparen Sie wertvolle Zeit, vermeiden Fehler und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Die wichtigsten Takeaways
- Automatisierter Bestandsabgleich: Ist ein Produkt im Shop ausverkauft, prüft eine Schnittstelle automatisch beim Lieferanten (TVH) die Verfügbarkeit. Verfügbare Artikel werden mit aktueller Menge und aktuellen Preisen synchronisiert.
- Echtzeit-Warenkorb-Prüfung: Bei jedem Hinzufügen zum Warenkorb wird live beim Lieferanten geprüft. Nicht verfügbare Artikel werden sofort entfernt oder in der Menge angepasst.
- Automatische Nachbestellung: Sobald ein Kunde bezahlt hat, wird die Bestellung beim Lieferanten vollautomatisch ausgelöst – inklusive Direktversand innerhalb Deutschlands.
- Einfache Produkterweiterung: Neue Artikel können per Teilenummer übernommen werden. Produktinformationen und Bilder werden automatisch importiert – manuelle Dateneingabe entfällt.
- Stets aktuelle Daten durch Import/Export: Preise aus externen Dateien oder Bestände anderer Shops werden automatisch eingelesen, Produktdaten für Plattformen bereitsgestellt.
Herausforderung: Zeitfressende Pflege und Fehlbestände
Der Ausgangspunkt: Unser Kunde, ein spezialisiertes Unternehmen im B2B-E-Commerce, stand vor einem wachsenden Problem. Täglich mussten hunderte Produkte hinsichtlich Verfügbarkeit und Preisen gepflegt werden. Die Artikeldaten kamen aus unterschiedlichen Quellen – darunter dem großen Ersatzteillieferanten TVH – und änderten sich laufend.
Ohne technische Anbindung bedeutete das für das Team: ständig E-Mails und Telefonate, um Lagerbestände zu erfragen, sowie das manuelle Übertragen von Preislisten und Excel-Dateien.
Diese manuelle Pflege war nicht nur mühsam und fehleranfällig, sondern führte zu Situationen, in denen Kunden ausverkaufte Artikel bestellen konnten oder falsche Preise angezeigt wurden. Das untergrub das Vertrauen der Kundschaft und band wertvolle personelle Ressourcen.
Zudem wollte der Shop sein Sortiment erweitern – doch jede Produkterstellung dauerte viel zu lange, da Bilder und technische Daten aufwendig zusammengesucht werden mussten.
Die Herausforderung war klar: Der Shop benötigte eine automatisierte Lösung, die Zeit spart, Fehler vermeidet und die Skalierbarkeit beim Sortimentsausbau ermöglicht.
Unsere Lösung: Schnittstellen-Integration und intelligente Automatisierung
Wir entwickelten eine individuelle Lösung, die den Online-Shop nahtlos mit dem Lieferantensystem und weiteren Datenquellen verbindet. Herzstück ist die TVH-Integration – die direkte API-Anbindung an den Lieferanten – kombiniert mit einem leistungsfähigen Import/Export-Modul.
TVH-Integration: Automatisierte Prozesse vom Lagerbestand bis zur Bestellung
Durch die direkte TVH-Schnittstelle kommuniziert der Shop in Echtzeit mit dem System des Lieferanten. Das ermöglicht eine Reihe automatisierter Abläufe:
- Automatische Bestandsabfrage: Sobald ein Produkt auf „nicht auf Lager“ steht, startet eine Abfrage beim Lieferanten. Verfügbare Artikel werden inklusive aktueller Bestände und Einkaufspreise übernommen.
- Echtzeit-Warenkorb-Prüfung: Das System prüft live, ob Artikel verfügbar sind oder ob sich Preise geändert haben. Ungültige Artikel werden automatisch entfernt oder angepasst.
- Automatische Nachbestellung: Bei Zahlungseingang wird eine vollständige Bestellung an TVH übermittelt – inklusive Lieferadresse. Bei deutschen Adressen erfolgt ein Direktversand.
- Einfache Produktanlage: Die Eingabe einer TVH-Teilenummer genügt – der Shop zieht sich automatisch Produktbeschreibung, Spezifikationen und Bilder.
- Automatische Versandstatus-Aktualisierung: Der Shop fragt regelmäßig den Versandstatus ab und aktualisiert den Bestellstatus – ohne manuelle Pflege.
Möchten Sie prüfen lassen, welche Automatisierungsmöglichkeiten in Ihrem Shop stecken?
Outzeit-Importe & -Exporte: Immer aktuelle Preise und Bestände
Neben der Lieferanten-Anbindung haben wir ein Modul für automatisierte Datenimporte und -exporte implementiert:
- Patagona-Import: Preisempfehlungen des Tools Patagona werden automatisch eingespielt und halten den Shop wettbewerbsfähig.
- CSV-Lagerimporte externer Partner: Bestände anderer Shops werden regelmäßig eingelesen und synchronisiert – auch für Produkte ohne TVH-Anbindung.
- Produkt-Exporte für Marktplätze: Automatisierte Datenfeeds sorgen dafür, dass Sortimente korrekt in Plattformen wie Idealo oder Outtra ausgespielt werden.
Mehr Effizienz, weniger Fehler – zufriedene Kunden und Mitarbeiter
Diese Lösung verändert den Arbeitsalltag grundlegend:
- Manuelle Routinearbeiten wurden drastisch reduziert.
- Das Team spart mehrere Stunden pro Woche.
- Fehler wie Fehlbestände oder Preisabweichungen wurden fast vollständig eliminiert.
- Kunden erhalten zuverlässige, korrekte Informationen und profitieren vom schnellen Versand.
- Das Sortiment kann ohne Mehraufwand erweitert werden.
- Die Automatisierung skaliert problemlos mit dem wachsenden Geschäft.
Fazit: Automatisierung als Schlüssel zum Erfolg im E-Commerce
In einem Umfeld, in dem sich Produktdaten ständig ändern und Kunden Zuverlässigkeit erwarten, ist Automatisierung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Clevere Schnittstellen und intelligente Datenlogik ermöglichen schnellere Abläufe, weniger Fehler und ein erstklassiges Einkaufserlebnis.
Unternehmen, die diese Prozesse nutzen, gewinnen Zeit, Transparenz und Planbarkeit – und entlasten gleichzeitig ihre Teams.
FAQ: Automatisierte Produkt- und Bestellverwaltung
Was bedeutet „TVH-Integration“?
Eine TVH-Integration bezeichnet die API-Anbindung eines Online-Shops an das TVH-System. Dadurch kann der Shop in Echtzeit Lagerbestände, Preise und Produktdaten abrufen und Bestellungen automatisch an TVH übermitteln.
Können andere Systeme angebunden werden?
Grundsätzlich können auch andere Lieferanten-, ERP- oder Datensysteme angebunden werden. Voraussetzung ist, dass das jeweilige System APIs oder standardisierte Datenfeeds bereitstellt, über die ein Austausch möglich ist.
Mit welchen Shopsystemen funktioniert das?
Die Schnittstellenlösung funktioniert mit allen gängigen, erweiterbaren Shopsystemen wie Shopware, WooCommerce oder vergleichbaren Plattformen. Entscheidend ist, dass das System individuelle Module oder Plugins zulässt.
Lohnt sich die automatisierte Produkt- und Bestellverwaltung auch für kleinere Shops?
Auch kleinere Shops profitieren deutlich von einer Automatisierung, da sie zeitintensive manuelle Datenpflege reduzieren, Fehler vermeiden und trotz kleiner Teams effizienter arbeiten können.
Wie aufwendig ist die Entwicklung einer TVH-Schnittstelle?
Der Entwicklungsaufwand hängt von den vorhandenen Systemen, den verfügbaren APIs und der Geschäftslogik ab. Typische Projekte umfassen Konzeption, Entwicklung, Tests und den finalen Livegang über mehrere Wochen, amortisieren sich jedoch schnell durch die eingesparte Arbeitszeit.
* Dieser Beitrag ist ein Teamwork aus Mensch und Maschine – einige Textinhalte und Bilder wurden mit KI-Unterstützung erstellt oder überarbeitet.